Skip to main content

Moduł urlopowy

Przeznaczenie​

Moduł urlopowy umożliwia sprawne zarządzanie urlopami i nieobecnościami pracowników. Pracownicy mogą składać wnioski urlopowe w celu uzyskania zgody przełożonego na urlop w określonym terminie. Administrator ma możliwość oznaczania wybranych dni jako wolne od pracy.

Wymagania​

  • Licencja "Urlopy" (#218)

Konfiguracja i funkcjonalności​

Uprawnienia​

Uprawnienia dotyczące modułu urlopowego są dostępne po przejściu do Zarządzanie uprawnieniami -> Wybieramy konkretny profil -> Przechodzimy do zakładki "Urlopy i nieobecności".

Zakładka dot. Urlopów i nieobecności pozwala na dodanie uprawnień do:

  • zarządzania dostępnymi dniami urlopowymi pracowników,
  • akceptacji wniosków pracowników,
  • dostępu do wniosków i dostępnych dni urlopowych podwładnych,
  • dostęp do wniosków i dostępnych dni urlopowych wszystkich pracowników.

Adresy URL pod którymi są dostępne poszczególne listy:

  • /userUserAbsence/list <- lista dot. urlopów i nieobecności,
  • /userUserAbsenceLimit/list <- lista dot. dni wolnych dla poszczególnych pracowników,
  • /holiday/list <- lista dot. dni wolnych od pracy dla konkretnej firmy.

Powyższe linki są możliwe do konfiguracji z poziomu Parametry systemu -> Parametry pracowników -> Edycja menu pracownika -> Dodaj nowy

Funkcjonalności​

Wyznaczanie limitów nieobecności​

Administrator systemu ma możliwość ustalenia liczby dni wolnych przeznaczonych dla konkretnego pracownika pod adresem /userUserAbsenceLimit/list.

Aby dodać nowy limit dla pracownika należy skorzystać z przycisku "Dodaj nowy", a następnie wypełnić informacje wymagane na oknie modalnym.

Wyznaczanie dni wolnych od pracy​

Wskazanie dni wolnych od pracy umożliwia zaplanowanie dni wolnych od pracy. Pozwala to na lepsze zarządzanie pracą firmy.

ABy dodać nowy dzień wolny od pracy nalezy uzyć przycisku "Dodaj nowy".

Po uzupełnieniu danych na oknie modalnym nowy rekord wyświetla się na liście.

Wystawianie wniosków urlopowych​

Użytkownicy maja możliwość dodania wniosku urlopowego z poziomu listy dostępnej pod adresem /userUserAbsence/list.

W celu dodania nowego wniosku użytkownik powinien skorzystać z przycisku "Dodaj nowy", a następnie wypełnić wymagane dane na oknie modalnym.

W systemie są dostępne następujące typy urlopów:

  • Urlop wypoczynkowy
  • Urlop bezpłatny
  • Opieka nad dzieckiem
  • Wolne za nadgodziny
  • Urlop okolicznościowy
  • Urlop chorobowy

Akceptacja/odrzucanie wniosków urlopowych​

Pracownik z uprawnieniami do akceptacji lub odrzucania wniosków urlopowych po wejściu w ikonę z okiem ma możliwość skorzystania z przycisków "Akceptuj" lub "Odrzuć", a także dodanie uwag.

Statusy wniosków można sprawdzić na liście z wnioskami urlopowyumi:

Powiadomienia automatyczne​

W celu konfiguracji zdarzeń specjalnych powiadomień dot. odrzucenia/akceptacji wniosku urlopowego należy skorzystać z linku dot. zdarzeń automatycznych: https://manual.questy.pl/Zadania%20i%20zdarzenia/#definiowanie-nowego-typu-zadaniazdarzenia oraz wykonać konfigurację zgodną z tym linkiem dot. powiadomień o zdarzeniach: https://manual.questy.pl/Powiadomienia/powiadomienia2/

Wydruk PDF​

W przypadku konieczności przechowywania papierowych wniosków w siedzibie firmy użytkownicy mają możliwość pobrania pliku PDF wniosku i wydrukowania go. System przenosi podane przez pracownika dane na plik PDF.

Plik PDF wygląda w następujący sposób:

Wyliczanie dni urlopowych​

System zlicza wykorzystane oraz pozostałe dni urlopowe pracowników na podstawie zgłoszonych nieobecności o typie "Urlop wypoczynkowy". Jeśli pracownik wystawił w ostatnim czasie wniosek urlopowy na 5 dni, a jego liczba dni urlopowych to 26 dni to system odejmie liczbę 5 od 26. Otrzymamy wtedy liczbę pozostałych dni do wykorzystania przez pracownika w danym roku.

Podczas ustalania dni wolnych dla pracownika na kolejne lata należy uzwględnić w polu "Liczba dni" dni, które nie zostały wykorzystane przez pracownika w poprzednim roku.

Przykłady użycia​

Zarządzanie nieobecnościami pracowników​

Moduł urlopowy umożliwia skuteczne zarządzanie nieobecnościami pracowników. Dzięki przejrzystej, filtrowalnej liście, kadra menedżerska może efektywnie planować zasoby ludzkie, np. w okresie wakacyjnym. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której zbyt wielu członków zespołu przebywa na urlopie w tym samym czasie.

Eliminacja papierowych wniosków urlopowych​

Dzięki modułowi urlopowemu zarówno Dział HR, jak i Dział Płac mają bezpośredni wgląd do listy wniosków urlopowych zawierających m.in. imię, nazwisko, okres nieobecności oraz typ urlopu. Eliminuje to konieczność drukowania dokumentów PDF oraz ich fizycznego dostarczania do odpowiednich działów.

Kontrola dostępności pracowników​

Moduł urlopowy wspiera osoby zarządzające w weryfikacji dostępności pracowników, co umożliwia prawidłowe zarządzanie zespołem i uniknięcie długich nieobecności w tym samym czasie.